Integritet

1 INLEDNING

NGS Group AB (”Bolaget”) kommer att behandla vissa personuppgifter om dig om du (i) har registrerat dig i vår bemanningsdatabas, sökt tjänst genom att sända in ditt CV, och/eller (ii) vi har ingått ett ramavtal om anställning eller konsultuppdrag med dig.

Denna integritetspolicy (”Policyn”) syftar till du ska få information om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter och att du ska känna dig trygg med att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Policyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

2 DEFINITIONER

I denna Policy används följande definitioner.

• Sjuksköterskor, läkare och övrig vårdpersonal som har registrerat sig i vår bemanningsverksamhet kallas i denna Policy för ”Kandidater”.
• Sjuksköterskor, läkare och övrig vårdpersonal som är anställda genom ramavtal kallas i denna Policy för ”Anställda”.
• Sjuksköterskor, läkare och övrig vårdpersonal som är kontrakterade som konsulter genom ramavtal, antingen genom enskild firma eller annat bolag, kallas i denna Policy för ”Konsulter”.
• De vårdgivare som hyr in vårdpersonal från Bolaget kallas i denna Policy för ”Kunder”.

3 PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Bolaget är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som utförs av Bolaget med dotterbolag eller för Bolagets räkning. Nedan finner du Bolagets kontaktuppgifter.
NGS Group AB, 556535-1128
Holländargatan 12
111 35 Stockholm
08-505 808 30

Vid frågor om Bolagets behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@ngsgroup.se. Vänligen notera att respektive Kund är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som Kunden utför i samband med att Kunden anlitar dig genom oss.

4 VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OCH VAD ANVÄNDER VI DEM TILL?

4.1 Inledning

Vi är enligt lag skyldiga att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar personuppgifterna, och vilken rättslig grund vi har för behandlingen. Vi har i detta kapitel 4 sammanfattat vår behandling av dina personuppgifter.

Det kan noteras att behandlingen av uppgifterna nedan är en förutsättning för att vi ska kunna genomföra rekryteringsprocessen och för att vi ska kunna erbjuda dig uppdrag inom ramen för vår bemanningsverksamhet i enlighet med våra ramavtal. Om vi inte kan behandla uppgifterna kan vi inte heller erbjuda dig uppdrag hos Kund. Vissa uppgifter är vi enligt lag eller myndighetsföreskrift skyldiga att samla in. I det enskilda fallet kan det hända att vi kommer att behandla andra uppgifter för andra ändamål än de som anges nedan. Vi kommer då att informera dig om det separat.

4.2 Anställda och Konsulter

4.2.1 Kontaktuppgifter m.m. för administration

Följande uppgifter behandlas för att utföra sedvanlig administration av anställningsförhållandet (Anställda) alternativt avtalsförhållandet (Konsulter). Uppgifterna är bl.a. nödvändiga för att vi ska kunna betala ut lön/ersättning till dig och att kommunicera med dig om relevanta uppdrag. Uppgifterna under a) – e) nedan behandlas även för att administrera vårt avtalsförhållande med Kunden (i samband med bemanning av uppdrag).
(a) Namn
(b) Personnummer
(c) Adress
(d) Mejladress
(e) Telefonnummer
(f) Kontouppgifter
(g) Uppgift om lön eller ersättning
(h) Uppgift om pension (endast Anställda)

Om du är Anställd är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra anställningsavtalet, och för att Bolaget ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare.

Om du är Konsult genom enskild firma, är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras samt med vår Kund.

Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Anställda och Konsulter, betala ut lön och göra pensionsavsättningar (Anställda), och för att vi ska kunna genomföra nödvändig kontroll av legitimation och kontroll hos IVO/HSAN. Vidare måste vi lämna ut uppgift om personnummer till den Kund som anlitar dig för ett uppdrag genom oss, för att Kunden på ett säkert sätt ska kunna identifiera sin vårdpersonal.

4.2.2 Uppgifter avseende erfarenhet, utbildning och meriter

Vi behandlar följande uppgifter för ändamålen att bedöma din lämplighet för olika uppdrag, att verifiera vilken kompetens och behörighet du har för arbete inom vården och för att i övrigt administrera bemanningen av uppdrag gentemot våra Kunder.
(a) Kopior på legitimation
(b) CV
(c) Uppgift om genomförd HLR-utbildning
(d) Kopior på utbildningsbevis
(e) Arbetsgivarintyg
(f) Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från intervju
(g) Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från referenstagning
(h) Språkkunskaper
(i) HSA-id (identifikation för vårdpersonal)
(j) Ev. person/identifikationsnummer i annat Nordiskt land (om tillämpligt)
(k) Körkort ja/nej
(l) Eventuella uppgifter om tidigare anställningar inom Bolaget

Om du är Anställd eller Konsult genom egen firma är den rättsliga grunden för att samla in och dokumentera uppgifterna att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig.

Om uppgifterna inte behandlas kan Bolaget inte hyra ut dig till Kunden, och därmed inte heller fullgöra avtalet med dig. Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av Bolagets berättigade intresse att kunna bedöma din lämplighet för olika uppdrag och att hyra ut lämplig personal med rätt kompetens och behörighet till vår Kund och att i övrigt administrera avtalet med vår Kund, samt att fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras.

Uppgift om Anställdas och Konsulters legitimation är också nödvändig att samla in för att vi ska kunna uppfylla Socialstyrelsens föreskrifter om kontroll av legitimation.

4.2.3 Kontroll hos IVO/HSAN

Vi gör sedvanliga kontroller hos IVO/HSAN för ändamålen att bedöma Anställdas och Konsulters lämplighet och behörighet för olika uppdrag och för att kunna fullgöra de avtal som vi har med Kunderna. Kontrollerna dokumenteras för att Bolaget och Kunden ska kunna verifiera att korrekta kontroller har gjorts i händelse av en incident i Kundens vårdverksamhet.

Hos IVO görs en kontroll av Anställdas och Konsulters legitimation och huruvida det finns eventuella inskränkningar i legitimationen. Hos HSAN görs kontroll av eventuella anmälningar mot Anställda/Konsulter som är relevanta för dina eventuella uppdrag.

Om du är Anställd eller Konsult genom enskild firma är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. Att denna kontroll görs och dokumenteras är ett krav från Kunderna och således kan vi inte fullgöra avtalet med dig om uppgifterna inte behandlas. Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna bedöma din lämplighet för olika uppdrag och att hyra ut lämplig personal till vår Kund och att i övrigt administrera avtalet med vår Kund, samt att fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras.

 

Kontroll av Anställdas och Konsulters legitimation hos IVO är också nödvändig för att vi ska kunna uppfylla Socialstyrelsens föreskrifter om kontroll av legitimation.

4.2.4 Uppgifter om hälsa

Vilka personuppgifter samlas in och dokumenteras?
Hälsodeklaration: I samband med att du ingår anställningsavtal eller konsultavtal med Bolaget kommer du att få underteckna en hälsodeklaration. Genom hälsodeklarationen behandlas uppgifter (i) om du (eller person i din närhet) har haft TBC, MRSA eller mässlingen,(ii) om du är diagnostiserad med sjukdom som är anmälningspliktig, och (iii) om du har vaccinerats mot Hepatit B eller TBC (BCG).
Inskränkningar i yrkesutövning: Vi kommer genom en sanningsförsäkran att samla in information om eventuella inskränkningar i din yrkesutövning inom vården.
Uppgift om sjukdom i samband med frånvaro: Bolaget kan behöva samla in information om vissa smittsamma sjukdomar som du drabbas av under ett pågående uppdrag.

Varför behandlar vi dessa personuppgifter?
Hälsodeklaration: Bolaget behandlar hälsodeklarationen för ändamålet att säkerställa att du inte ska riskera att bli en smittorisk i vårdarbetet hos Kund, samt att vid behov ge möjlighet att vidta lämpliga åtgärder för att förhindra detta. Regionernas smittskyddsläkare har rätt att utforma rutiner för att hindra smittspridning. En sådan rutin är att vårdpersonal som har varit i kontakt med bl.a. MRSA, TBC etc. eller som arbetat på, eller vårdats på, sjukvårdsinrättning utanför Norden, ska genomgå vissa tester. Det är utifrån dessa krav som Bolaget har utformat hälsodeklarationen. I vissa regioner/under vissa perioder kan det förekomma utökade krav (t.ex. avseende mässling eller Covid-19) varvid Bolaget följer de krav och riktlinjer som kommer från sjukvården.

Inskränkningar i yrkesutövning: Bolaget behandlar uppgift om inskränkning i yrkesutövningen för att kunna bedöma din lämplighet för olika uppdrag inom vården.

Uppgift om sjukdom i samband med frånvaro: Bolaget kan behöva informera Kunden om att du har drabbats av viss sjukdom om det är nödvändigt att Kunden får ta del av informationen ur ett vårdgivarperspektiv. Så är fallet om det är fråga om en särskilt smittsam sjukdom som kan ha påverkan på Kundens vårdinrättning.

På vilken rättslig grund behandlar vi dessa personuppgifter? Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter och får bara behandlas under vissa förhållanden. Nedan finner du en sammanställning över vilken rättslig grund som är tillämplig när vi behandlar dessa uppgifter.

Anställda: Om du är Anställd är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. Vidare är behandlingen nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter inom arbetsrätten, dvs. de skyldigheter som åligger de arbetsgivare som hyr ut personal i vårdverksamhet.

Konsulter: Om du är Konsult kommer vi att inhämta ditt samtycke vilket också kommer att utgöra den rättsliga grunden för vår behandling.

4.2.5 Övrig behandling av uppgift om sjukdom eller graviditet vid frånvaro

Anställda: Bolaget behandlar uppgifter om Anställdas sjukdom, graviditet eller vård av barn i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera eventuell frånvaro, t.ex. att beräkna sjuklön och utreda frånvarorätt. Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser och skyldigheter under anställningsavtalet. Vidare är behandlingen nödvändig för att Bolaget eller den Anställda ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten.

Konsulter: Om du är konsult registrerar vi endast uppgift om att du har varit frånvarande för att reglera vårt avtal med dig och/eller vår Kund. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig och vår Kund. Vi registrerar inte uppgift om din sjukdom/hälsa/graviditet, med undantag för vad som anges avseende smittsamma sjukdomar under punkten 4.2.4 ovan. 4.2.6

Uppgift om anhörig: Namn och telefonnummer till Anställdas och Konsulters anhöriga behandlas för ändamålet att Bolaget ska kunna komma i kontakt med den anhörige för det fall att den Anställda/Konsulten råkar ut för en olycka, akut sjukdomsfall eller dylikt. Behandlingen av personuppgifter avseende Anställdas/Konsulters anhöriga, vilka endast omfattar namn och kontaktuppgifter, utförs med en intresseavvägning som rättslig grund, varvid Bolagets intresse är att vid behov kontakta en anhörig om den Anställda/Konsulten drabbas av akut olycksfall eller sjukdom.

4.2.7 Utvärdering av prestation och reklamationer

Bolaget samlar in utvärderingar av Anställda och Konsulter genom enkäter som till största delen består av ja/nej-frågor samt genom telefonintervjuer. Uppgifterna samlas in och behandlas i personalutvecklingssyfte och för att bedöma den Anställdas/Konsultens lämplighet för kommande uppdrag. Vissa uppgifter kan vid behov användas för att ge referenser till andra Kunder. Vidare kan en reklamation från Kund innehålla uppgifter om en Anställd/Konsult om reklamationen avser den Anställdas/Konsultens prestation/agerande. Bolaget behandlar sådan information i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera reklamationen och för att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten. De uppgifter som anges ovan samlas in och behandlas av Bolaget med stöd av en intresseavvägning, där Bolagets intresse är att kunna bedöma de Anställdas/Konsulternas lämplighet för olika uppdrag och att ha en väl fungerande arbetsplats och bemanningsverksamhet. Vad gäller information som samlas in i samband med reklamationer är Bolagets berättigade intresse även att kunna administrera reklamationen i förhållande till Kunden och att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

4.2.8 Upplysningsvis – personuppgifter som vi INTE samlar in

Vi kan komma att begära att du uppvisar utdrag ur belastningsregistret. Vi kommer dock inte att registrera några uppgifter om brott/misstanke om brott.

4.3 Kandidater

Följande uppgifter samlas in i samband med rekryteringsprocessen.

• Namn
• Personnummer
• Adress
• E-mail
• Telefonnummer
• CV
• HLR-utbildning
• Kopior på legitimation
• Kopior på utbildningsbevis
• Arbetsgivarintyg
• Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från intervju
• Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från referenstagning
• Kontroll hos IVO/HOSP
• Språkkunskaper
• HSA-id (identifikation för vårdpersonal)
• Ev person/identifikationsnummer i annat Nordiskt land (om tillämpligt)
• Körkort ja/nej
• Tidigare anställningar/konsultuppdrag inom Bolaget

Uppgifterna som anges ovan behandlas för att bedöma Kandidatens behörighet, kompetens och lämplighet för uppdrag inom vården och för att i övrigt genomföra rekryteringsprocessen. Den rättsliga grunden för behandlingen är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som vi ingår med dig i samband med att du registrerar dig i vår databas. Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Kandidater och göra erforderliga kontroller. Vidare är det nödvändigt att samla in och kontrollera uppgift om legitimation enligt Socialstyrelsens föreskrifter. Vi kan komma att begära uppvisande av utdrag från belastningsregistret, men utdraget kommer inte att sparas och eventuell information ur utdraget kommer inte att registreras.

5 HUR SAMLAS PERSONUPPGIFTERNA IN?

Bolaget samlar in personuppgifter direkt från dig i samband med att du registrerar dig i vår databas och i samband med administration av anställningen/avtalet. Bolaget samlar även in personuppgifter om dig från andra källor; genom kontroll hos IVO/HOSP samt i förekommande fall genom referenser, utvärderingar och annan information från Kunder.

6 VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA UPPGIFTER MED?

I egenskap av vårdgivare har våra Kunder ett ansvar för att säkerställa att den vårdpersonal som arbetar under dess ledning är behörig och lämplig i övrigt, och vi kommer därför att dela Anställdas och Konsulters personuppgifter med våra Kunder i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera bemanningsuppdragen gentemot Kund och att i övrigt uppfylla avtalen med våra Kunder. Vi kan även komma att överföra Kandidaters, Anställdas och Konsulters personuppgifter till våra leverantörer i samband med att de utför en tjänst för Bolaget. Dessa leverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Bolagets räkning, och Bolaget vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med dessa leverantörer. De leverantörer som omfattas är Recman SaaS AB, Intelliplan AB, Hogia Lön AB och EPM Data AB. Bolaget kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till vissa myndigheter om Bolaget är skyldigt att göra det enligt lag, t.ex. till Skatteverket och Försäkringskassan. För det fall att hela eller delar av Bolagets verksamhet avyttras kan Bolaget komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

7 VAR BEHANDLAR VI DINA UPPGIFTER?

Dina personuppgifter kommer endast att behandlas inom EU/EES.

8 HUR LÄNGE SPARAR VI DINA UPPGIFTER?

8.1 Kandidater

Vi sparar dina uppgifter under den tid det är nödvändigt för att genomföra rekryteringsprocessen. För det fall att ramavtal inte ingås efter att rekryteringsprocessen är avslutad kommer vi inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har samtyckt till det genom ett separat samtycke.

8.2 Anställda och Konsulter

Bolaget sparar dina personuppgifter under den tid som det är nödvändigt för att administrera anställningsavtalet eller konsultavtalet med dig och avtalen med de Kunder som har anlitat dig genom oss, eller så länge som uppgifterna i övrigt är nödvändiga för det specifika ändamål för vilka de samlades in. Om ditt ramavtal upphör kommer vi att spara kontaktuppgifter, tjänstgöringsintyg och liknande uppgifter för att kunna lämna referenser till dina framtida arbetsgivare/uppdragsgivare och liknande administrativa ändamål. Vi kommer dock inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har lämnat ditt samtycke till det. Vidare kommer vi att spara den dokumentation som vi har haft som underlag för att bedöma din kompetens och lämplighet för olika uppdrag, samt uppgifter om kontroll vid IVO/HOSP, kontroll av legitimation, hälsodeklaration, sanningsförsäkran och liknande uppgifter som Kunden har kravställt under den tid som Kunden har rätt att reklamera Bolagets bemanningstjänst avseende de uppdrag för vilka du har anlitats. Uppgifterna sparas enbart för att vi och Kunden ska kunna verifiera att rätt kontroller har gjorts för det fall att en incident skulle uppstå i samband med utförande av uppdrag hos Kund. Oaktat vad som anges ovan kan Bolaget även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag inom arbetsrätten eller annan lag, eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

9 DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot Bolaget. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, Avsnitt 3–5.

• Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida Bolaget behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.
• Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Bolaget, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att Bolaget överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part.
• Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.
• Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för.
• Rätt att göra invändningar mot Bolagets behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot Bolagets behandling av dina personuppgifter.  Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av Bolagets behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger Bolaget möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
• Klagomål. Om du har klagomål avseende Bolagets behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (f.d. Datainspektionen). Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta Bolaget på dpo@ngsgroup.se.

10 ÄNDRINGAR I INTEGRITETSPOLICYN

Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om sådana ändringar sker kommer detta att aviseras på intranätet och via mejl. 

Marknadsföring

1 Vilka personuppgifter behandlar vi och vad använder vi dem till?

Om du lämnar kontaktuppgifter, dvs. namn, telefonnummer och e-postadress, via formulär eller samtycker till cookies för marknadsföring på bolagets hemsida, kommer bolaget att använda dessa i syfte att kontakta dig om lediga tjänster, inspiration, erbjudanden och för att bjuda in till seminarium och liknande event.
bolaget kommer skicka marknadskommunikation till dig om innehållet är relevant för dig i din roll eller det företag som du representerar. Bolagets kommunikation utförs utifrån en intressebedömning, där bolagets berättigade intresse är att kunna marknadsföra och informera om sina tjänster, produkter och verksamhet.

2 Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Bolaget behandlar personuppgifter för marknadsföringssyfte så länge du inte avregistrerar dig från framtida kommunikation, dock längst i 3 år. Du kan närsomhelst avregistrera dig från framtida kommunikation genom att använda avregistreringslänken i bolagets kommunikation.

3 Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

Dina kontaktuppgifter delas med bolagets koncernbolag, samarbetspartners, som reklambyråer och leverantör för utskick av e-post Paloma Sweden AB.

Om personuppgifter samlas in eller används för marknadsförings- eller direktmarknadsföringssyften följer bolaget gällande lagstiftning och vad som anses vara god sed. Personuppgifter får användas för marknadsföring av bolagets egna tjänster eller annans tjänst som har ett nära samband med avtalsförhållandet. God sed är i detta fall SWEDMA:s regler som har utarbetats tillsammans med Integritetsskyddmyndigheten.